Kun suomalainen tutkintotodistus, syntymätodistus tai kauppasopimus lähtee ulkomaille, auktorisoitu käännös ei aina yksin riitä, vaan vastaanottava viranomainen voi vaatia myös auktorisoidun käännöksen legalisointia tai apostille-todistusta. Tämä artikkeli on tarkoitettu ulkomaille muuttavalle, opiskelemaan lähtevälle, vientiyrittäjälle ja asianajajalle, joka haluaa saada asiakirjat hyväksytyksi kerralla. Kun järjestys ja vaatimukset ovat selvillä ennen tilausta, säästyy helposti 2-4 viikkoa ja muutama sata euroa.
Ensin tarvitsee tietää, mitä kukin vaihe todistaa. Auktorisoitu käännös on Opetushallituksen auktorisoiman kääntäjän tekemä virallinen käännös. Kääntäjä vahvistaa sen leimalla ja allekirjoituksella. Apostille taas varmentaa, että allekirjoitus ja leima ovat aitoja ja että allekirjoittajalla on ollut toimivalta antaa asiakirja. Apostille ei ota kantaa asiakirjan sisältöön eikä käännöksen laatuun.
Mitä auktorisoidun käännöksen legalisointi ja apostille käytännössä tarkoittavat
Apostille perustuu vuoden 1961 Haagin yleissopimukseen, johon Suomi on liittynyt. Yleissopimukseen kuuluvissa maissa apostille korvaa raskaamman legalisointiketjun. Suomessa apostillen myöntää Digi- ja väestötietovirasto (DVV). Auktorisoidun käännöksen kohdalla DVV tarkistaa kääntäjän tiedot Opetushallituksen ylläpitämästä auktorisoitujen kääntäjien rekisteristä ja liittää apostillen käännökseen.
Jos kohdemaa ei kuulu Haagin yleissopimukseen, tarvitaan legalisointi. Silloin asiakirja laillistetaan ensin ulkoministeriössä ja sen jälkeen kohdemaan Suomessa toimivassa suurlähetystössä tai konsulaatissa. Arabiemiraatit on tyypillinen esimerkki maasta, johon lähetettävät asiakirjat legalisoidaan. Ketju vie usein 1-3 viikkoa, koska jokaisella edustustolla on omat aukioloaikansa, maksunsa ja käsittelyjononsa.
Sopimukseen liittyneiden maiden lista muuttuu. Kiina liittyi apostille-järjestelmään marraskuussa 2023 ja Kanada tammikuussa 2024. Vanhat ohjeet keskustelupalstoilla voivat siis johtaa turhaan legalisointiin. Kokenut asiantuntija tarkistaa kohdemaan aseman aina Haagin konferenssin ajantasaisesta sopimusluettelosta.
Oikea järjestys: alkuperäinen, käännös, apostille
Moni olettaa, että riittää lyödä apostille käännökseen. Usein vastaanottaja haluaa kuitenkin apostillen sekä alkuperäiseen asiakirjaan että käännökseen. Toimiva järjestys on yleensä seuraava:
1. Hanki alkuperäiselle asiakirjalle apostille DVV:stä.
2. Toimita asiakirja apostilleineen auktorisoidulle kääntäjälle, joka kääntää myös apostillen tekstin.
3. Pyydä DVV:ltä apostille auktorisoidun kääntäjän allekirjoitukselle.
4. Tarkista vielä vastaanottajalta, kelpaako kopio vai vaaditaanko alkuperäinen nidottu asiakirja.
Esimerkkitilanne toistuu vuodesta toiseen. Tamperelainen insinööri hakee työlupaa Australiaan, käännättää tutkintotodistuksensa englanniksi ja hankkii apostillen käännökseen. Vastaanottava viranomainen palauttaa hakemuksen, koska alkuperäisestä todistuksesta puuttuu apostille. Uusi kierros kestää kaksi viikkoa, ja koska kääntäjän pitää kääntää apostille-sivu jälkikäteen, käännöksen hinta kasvaa.
Kokeneen kääntäjän auktorisoidun kääntäjän palveluissa kysytään ensimmäiseksi kohdemaata ja vastaanottavaa tahoa. Vasta sen jälkeen puhutaan hinnasta.
Hinnat ja valmistusajat
Auktorisoidun käännöksen hinnoittelu tehdään yleensä sivu- tai asiakirjakohtaisesti. Yksisivuinen todistus maksaa tyypillisesti noin 50-120 € kielestä ja kiireellisyydestä riippuen. Englanti, ruotsi ja saksa ovat edullisimmasta päästä. Harvinaisemmissa kielipareissa, kuten suomi–japani tai suomi–arabia, hinta voi olla selvästi korkeampi, koska auktorisoituja kääntäjiä on vähän.
DVV:n apostille maksaa muutamia kymmeniä euroja asiakirjaa kohden, ja ajantasainen hinta kannattaa tarkistaa DVV:n sivuilta. Kahden apostillen ketju tarkoittaa kahta maksua. Legalisoinnissa maksetaan erikseen ulkoministeriölle ja suurlähetystölle, ja lähetystöjen maksut vaihtelevat suuresti.
Normaali käännös valmistuu muutamassa arkipäivässä. Kiireellinen auktorisoitu käännös voi valmistua samana päivänä, kun asiakirja on lyhyt ja kääntäjällä on aikaa. Apostillea varten kannattaa varata postitusaikaa, eikä kokonaisuutta kannata suunnitella alle viikon aikataululla.
Yleisimmät virheet apostille-asioinnissa
Väärä järjestys. Jos apostille lisätään alkuperäiseen vasta käännöksen jälkeen, käännös ei kata apostillea. Vastaanottaja voi silloin hylätä koko paketin.
Kääntäjän kotimaan unohtaminen. Osa maista, esimerkiksi Espanja, Ranska ja Saksa, hyväksyy tietyissä menettelyissä vain oman valantehneen kääntäjänsä tekemän käännöksen. Suomalainen auktorisoitu käännös apostillella ei silloin auta. Tämä kannattaa selvittää ennen kuin käännöksestä maksetaan.
Nidonnan avaaminen. Auktorisoitu käännös on nidottu ja leimattu alkuperäisen tai sen kopion kanssa. Jos niittejä irrotetaan skannausta varten, asiakirja menettää virallisen asemansa.
Avioliittoon tai perheasioihin liittyvissä paperitöissä virheet maksavat erityisen paljon aikaa. Avioliittotodistuksen virallinen käännös ulkomaille on hyvä esimerkki asiakirjasta, jossa kohdemaan vaatimukset vaihtelevat paljon.
Myytti: EU-maahan tarvitaan aina apostille
Tämä on yleinen väärinkäsitys. EU:n julkisia asiakirjoja koskeva asetus (EU) 2016/1191 on ollut voimassa helmikuusta 2019. Sen nojalla esimerkiksi syntymä-, avioliitto- ja asuinpaikkatodistukset sekä rikosrekisteriotteet eivät tarvitse apostillea, kun ne esitetään toisen jäsenvaltion viranomaiselle. Lisäksi saatavilla on monikielisiä vakiolomakkeita, joiden ansiosta käännöksen voi joissakin tilanteissa jättää kokonaan tekemättä.
Asetus koskee kuitenkin vain viranomaisten myöntämiä julkisia asiakirjoja. Se ei kata yliopistojen tutkintotodistuksia kaikissa tilanteissa, yksityisiä sopimuksia eikä kaupparekisteriotteiden kaikkia käyttötarkoituksia. Ulkomaille opiskelemaan lähtevän kannattaa lukea, miten diplomien käännös opiskelijoille ulkomaille hoidetaan, koska yliopistot voivat vaatia apostillen EU:n sisälläkin.
Pohjoismaiden välillä vaatimukset ovat vielä kevyempiä. Ruotsin viranomaiselle toimitettava suomalainen asiakirja kelpaa usein ilman apostillea, ja ruotsinkielinen virallinen käännös on Suomessa arkipäivää maan kaksikielisyyden vuoksi.
Kenen puoleen kääntyä
Käännöstoimisto vastaa kääntämisestä ja tulkkauksesta. Se ei ole mainostoimisto, viestintätoimisto tai matkatoimisto, vaikka moni käännöstoimisto auttaakin asiakkaitaan apostille-asioinnissa. Osa toimistoista Helsingissä, Turussa ja Oulussa hoitaa koko ketjun valtakirjalla. Palvelu maksaa yleensä 30-80 € lisää, mutta asiakkaan ei tarvitse jonottaa itse.
Suomen kääntäjien ja tulkkien liitto SKTL ylläpitää kääntäjähakua, ja auktorisoinnin voimassaolon voi tarkistaa Opetushallituksen rekisteristä. Ammattilainen kertoo myös suoraan, jos kohdemaa vaatii paikallisen valantehneen kääntäjän käännöksen.
UKK
Tarvitseeko auktorisoitu käännös aina apostillen?
Ei tarvitse. Suomessa ja usein Pohjoismaissa auktorisoitu käännös kelpaa sellaisenaan. Apostille tarvitaan, kun Haagin yleissopimukseen kuuluvan maan viranomainen sitä erikseen vaatii.
Mitä eroa on apostillella ja legalisoinnilla?
Apostille on yksivaiheinen varmennus Haagin yleissopimukseen kuuluviin maihin, ja sen myöntää Suomessa DVV. Legalisointi on monivaiheinen ketju ulkoministeriön ja kohdemaan edustuston kautta maihin, jotka eivät kuulu sopimukseen.
Voiko apostillen saada sähköiseen käännökseen?
Se riippuu sekä DVV:n kulloisestakin käytännöstä että vastaanottajasta. Monet ulkomaiset viranomaiset vaativat edelleen paperisen, nidotun asiakirjan, joten asia kannattaa tarkistaa ennen tilausta.
Viimeinen tarkistus ennen tilausta
Kysy vastaanottavalta taholta kirjallisesti kolme asiaa: tarvitaanko apostille vai legalisointi, tarvitaanko se sekä alkuperäiseen että käännökseen ja kelpaako suomalaisen auktorisoidun kääntäjän käännös. Kun nämä vastaukset ovat selvillä, kääntäjä ja DVV pystyvät hoitamaan asian oikein ensimmäisellä kerralla.