Julkisten hankintojen tarjousasiakirjojen kääntäminen tulee ajankohtaiseksi silloin, kun yritys haluaa osallistua kilpailutukseen toisella kielellä kuin omallaan – esimerkiksi virolainen rakennusliike Helsingin kaupungin urakkaan tai suomalainen ohjelmistotalo ruotsalaisen kunnan IT-hankintaan. Tarjousasiakirjojen kääntämisessä yksi väärin ymmärretty vähimmäisvaatimus voi johtaa siihen, että koko tarjous suljetaan pois vertailusta. Tämä artikkeli kertoo, mitä asiakirjoja käännetään, kuka ne kääntää, paljonko se maksaa ja miten aikataulu saadaan riittämään.
Kääntäminen kannattaa ajatella osana tarjousprosessia. Hyvin hoidettuna se antaa ulkomaiselle tarjoajalle saman lähtöviivan kuin kotimaisille kilpailijoille.
Mitä tarjouskieli tarkoittaa hankintalain näkökulmasta
Suomessa julkisia hankintoja säätelee laki julkisista hankinnoista ja käyttösopimuksista (1397/2016). Hankintayksikkö päättää tarjouspyynnössä, millä kielellä tai kielillä tarjous jätetään. Tavallisimmin tarjouskieli on suomi, kaksikielisillä alueilla myös ruotsi, ja kansainvälisissä hankinnoissa joskus englanti.
Tarjouskieli sitoo tarjoajaa. Jos tarjous jätetään muulla kuin pyydetyllä kielellä, se voidaan hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Hankintayksikkö ei ole velvollinen kääntämään eikä tulkitsemaan vieraskielistä materiaalia tarjoajan hyväksi.
Kaksikielisissä kunnissa, kuten Porvoossa, Vaasassa ja Espoossa, tarjouspyyntö voi sallia sekä suomen että ruotsin. Tällöin suomi–ruotsi-käännöstarve koskee yleensä hankintayksikön omia asiakirjoja, ei tarjoajaa. Tästä lisää artikkelissa suomi–ruotsi-käännöksistä toisen kotimaisen kielen tarpeisiin.
Mitkä tarjousasiakirjat on käännettävä
Kokenut tarjousvastaava lukee ensin tarjouspyynnön kohdan, jossa kerrotaan asiakirjojen kielestä. Monesti siinä sanotaan, että tarjouksen on oltava suomeksi, mutta tietyt liitteet, kuten tekniset esitteet tai sertifikaatit, voidaan toimittaa englanniksi. Tämä erottelu vaikuttaa suoraan käännöksen laajuuteen ja hintaan.
Käännettäviä asiakirjoja ovat yleensä:
- tarjouslomake ja vastaukset vähimmäisvaatimuksiin
- palvelukuvaus, toteutussuunnitelma ja laadunvarmistuskuvaus
- referenssikuvaukset ja henkilöstön CV:t
- soveltuvuutta osoittavat todistukset, kuten kaupparekisteriote ja verotodistukset
- sopimusluonnokseen tehtävät huomautukset, jos niitä sallitaan
EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa käytetään lisäksi yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD). Sen rakenne on sama kaikissa jäsenmaissa, joten kielivaihto on helpompaa kuin vapaamuotoisissa osioissa.
Virallinen käännös vai ammattikääntäjän käännös
Yleinen myytti on, että kaikki tarjouksen liitteet täytyy käännättää auktorisoidulla kääntäjällä. Useimmiten näin ei ole. Hankintayksiköt hyväksyvät tavallisesti ammattikääntäjän tekemän käännöksen palvelukuvauksesta ja referensseistä, koska ne ovat tarjoajan omia ilmoituksia, eivät viranomaisasiakirjoja.
Poikkeus koskee ulkomaisten viranomaisten antamia todistuksia. Jos tarjouspyyntö edellyttää virallista käännöstä esimerkiksi virolaisesta verovelkatodistuksesta tai saksalaisesta kaupparekisteriotteesta, tarvitaan Opetushallituksen auktorisoiman kääntäjän leimakäännös. Joissakin tapauksissa alkuperäinen asiakirja vaatii myös apostillen, mistä kerrotaan tarkemmin artikkelissa auktorisoidun käännöksen legalisoinnista ja apostille-todistuksesta.
Jos ohje on epäselvä, sen voi selvittää. Tarjouspyynnön kysymysvaiheessa voi kysyä suoraan, kelpaako epävirallinen käännös. Hankintayksikön vastaus julkaistaan kaikille tarjoajille ja sitoo myös sitä itseään.
Tarjousasiakirjojen kääntäminen aikataulussa
EU-kynnysarvon ylittävässä avoimessa menettelyssä tarjousaika on lähtökohtaisesti vähintään 35 päivää, ja sitä voidaan lyhentää esimerkiksi sähköisen tarjoamisen perusteella. Kansallisissa hankinnoissa aikaa on usein vain 2-4 viikkoa. Käännöstyölle jää helposti vain muutama päivä.
Ammattilainen aloittaa käännöksen jo ennen kuin tarjous on valmis. Vakiomateriaali, kuten yritysesittely, laatujärjestelmän kuvaus ja referenssit, käännetään heti tarjouspyynnön ilmestyttyä HILMA-palveluun. Hinta ja hankintakohtaiset vastaukset käännetään viimeisinä.
Kokenut ammattikääntäjä kääntää noin 2 000-3 000 sanaa päivässä. Laaja palvelukuvaus voi olla 15 000-30 000 sanaa, joten yhdellä kääntäjällä siihen menee viikko tai enemmän. Kiireellisissä töissä käännöstoimisto jakaa tekstin usealle kääntäjälle ja yhtenäistää terminologian käännösmuistin avulla. Tästä peritään yleensä kiirelisä.
Mitä tarjouksen kääntäminen maksaa
Käännöksen hinta määräytyy tavallisesti sanahinnan mukaan. Suomi–englanti- ja englanti–suomi-kielipareissa se on noin 0,10-0,30 €/sana, ja harvinaisemmissa kielipareissa hinta voi olla korkeampi. Esimerkiksi 12 000 sanan tarjous 0,18 €/sanan hinnalla maksaa noin 2 160 € ilman kiirelisää.
Käännösmuisti laskee hintaa, kun yritys osallistuu useisiin kilpailutuksiin. Toistuvat jaksot, kuten laatukäsikirjan otteet, hinnoitellaan alennetulla sanahinnalla. Hinnoittelun perusteista kerrotaan tarkemmin artikkelissa käännöstoimiston tarjouspyynnön sisällöstä.
Kannattaa myös muistaa, kuka työn tekee. Mainostoimisto suunnittelee mainontaa ja viestintätoimisto hoitaa PR:ää, mutta tarjousasiakirjat kuuluvat käännöstoimistolle, joka hallitsee juridisen ja teknisen terminologian.
Yleisimmät virheet tarjousten kääntämisessä
Termien vaihtelu. Tarjouspyynnössä puhutaan ”vasteajasta”, mutta käännetyssä vastauksessa samasta asiasta käytetään sanaa ”reagointiaika”. Arvioija ei välttämättä tulkitse niitä samaksi asiaksi. Kääntäjän on hyvä saada tarjouspyyntö käyttöönsä, jotta vastaukset noudattavat sen omaa sanastoa sanatarkasti.
Hintalomakkeen muokkaaminen. Kun Excel-pohja käännetään ja sarakkeiden otsikoita muutetaan, hankintayksikön laskentakaavat voivat lakata toimimasta. Hintalomake täytetään aina alkuperäisessä muodossaan.
Konekäännös luottamuksellisesta aineistosta. Tarjous sisältää liikesalaisuuksia, kuten katerakenteita ja alihankkijoiden tietoja. Ilmaisten verkkopalvelujen ehdot eivät välttämättä takaa tietojen pysymistä luottamuksellisina. Lisäksi suomen sijamuodot ja yhdyssanat tuottavat konekäännöksessä virheitä juuri vaatimuslauseissa, joissa ”ei saa” ja ”tulee” ovat ratkaisevia. Jälkikäännöseditointi on vaihtoehto vain, jos käytetty työkalu on yrityskäyttöön tarkoitettu.
Suomalainen yritys tarjoamassa ulkomaille
Sama pätee toisinpäin. Kun suomalainen vientiyritys osallistuu TED-palvelussa julkaistuun ruotsalaiseen tai saksalaiseen kilpailutukseen, tarjous on yleensä tehtävä kohdemaan kielellä. Silloin kääntäjän tulee tuntea kohdemaan hankintakäytännöt ja asiakirjojen tyypilliset muotoilut, ei pelkästään kieltä.
Venäjän kielen käännöskysyntä julkisissa hankinnoissa on vähentynyt selvästi vuoden 2022 jälkeen. Vastaavasti viron, puolan ja ukrainan kysyntä on kasvanut, kun alihankintaketjuissa on yhä enemmän näiden maiden yrityksiä.
UKK
Voiko tarjouksen jättää englanniksi, jos tarjouspyyntö on suomeksi?
Vain jos tarjouspyynnössä sanotaan niin. Muuten englanninkielinen tarjous voidaan hylätä. Asian voi tarkistaa esittämällä kysymyksen kysymysaikana.
Tarvitaanko referensseihin auktorisoitu käännös?
Yleensä ei. Referenssit ovat tarjoajan omia ilmoituksia, ja ammattikääntäjän käännös riittää. Auktorisoitua käännöstä tarvitaan tavallisesti vain viranomaisten antamiin todistuksiin, jos tarjouspyyntö sitä edellyttää.
Kuinka paljon aikaa käännökselle pitää varata?
10 000 sanan tarjouksen kääntämiseen kannattaa varata 5-7 työpäivää. Kiireellisenä työ voidaan tehdä 2-3 päivässä, mutta silloin hinta on korkeampi ja kääntäjien välisen terminologian yhtenäistämiseen jää vähemmän aikaa.
Käännös mukaan tarjoussuunnitelmaan heti alussa
Onnistuneessa tarjouksessa käännöksen aikataulu sovitaan samana päivänä, jona tarjouspyyntö avataan. Ensin tarkistetaan kielivaatimukset, sitten vakiomateriaali lähetetään kääntäjälle ja epäselvyyksistä kysytään hankintayksiköltä kysymysvaiheessa. Lopuksi kääntäjälle varataan aikaa hintojen ja hankintakohtaisten vastausten tarkistamiseen. Näin käännös ei jää viimeiseksi pullonkaulaksi ennen määräaikaa.